Être une orthophoniste organisée, c’est possible !

Être une orthophoniste organisée, c’est possible !

 

Lors de nos études d’orthophonie (du moins dans mon école, Montpellier), on ne nous parle pas ou peu de la façon dont on devra gérer le cabinet, la paperasse, notre emploi du temps ou encore la relation patient. Et pourtant, un module sur le management du cabinet ne serait pas du luxe !

Je vous propose ici différentes lois qui sont utilisées comme techniques managériales pour apprendre à mieux gérer son temps et son organisation au travail !

 

⌈La loi de Parkinson⌋

 

N’avez-vous jamais passé trop de temps sur la rédaction d’un compte rendu de bilan alors que vous pensiez que ce serait plié rapidement ? N’avez-vous jamais passé trop de temps à ranger votre bureau alors que vous pensiez que ce serait réglé en une vingtaine de minutes ?

Moi ça m’arrive régulièrement et généralement je me dis que je me suis « perdue ». Ces moments de perdition ne sont pas forcément des moments d’efficacité extrême, au contraire. J’ai tout simplement l’impression d’avoir perdu mon temps et j’avoue que je déteste ça. Quitte à prendre du temps, autant que ce soit pour être productive ou alors pour prendre du temps pour soi ,pour se détendre.

Pour éviter cet écueil, j’ai imaginé utiliser la loi de Parkinson dans notre organisation au cabinet. Quel comble cette loi de Parkinson ! Là tout le monde se demande s’il s’agit du même Parkinson qui a inventé cette loi et celui qui a découvert la tristement célèbre maladie de Parkinson ? Eh bien NON !

Cette loi est simple :  Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. En d’autres termes, si nous nous donnons 1h pour réaliser une tâche, nous prendrons l’heure dans son entièreté

Autre nom de cette loi :  loi des gaz appliquée au travail, loi de la pyramide sans fin.

Comment appliquer cette loi au cabinet ?

  1. Réfléchissez VRAIMENT au temps nécessaire pour réaliser les tâches inhérentes à la tenue d’un cabinet. Quelle durée souhaitez-vous (devriez-vous ?) passer pour un bilan « classique » ? pour un bilan plus complexe ? Quelle durée souhaitez-vous passer pour ranger les papiers qui se sont accumulés dans votre cabinet en fin de semaine ? Quelle durée pour monter un projet thérapeutique détaillé ?
  2. Lorsque vous souhaitez effectuer une tâche, quelle qu’elle soit, fixez-vous ce temps précis pour réaliser cette tâche et mettez un timer pour éviter de dépasser ce temps.

Pour ma part, cette loi est celle qui me fait être bien plus efficace au cabinet.

Quelques exemples, totalement personnels, à adapter à votre façon de travailler et vos envies :

  • bilan de langage écrit « classique » : 1h30 de rédaction
  • rangement des papiers : 15 min maximum
  • préparation des séances de la journée : 30 min
  • point DEP : 5 min

 

⌈La loi de Carlson⌋

 

Cette loi est intéressante en référence à ce que nous faisons souvent : faire des petits morceaux de tâches entre deux patients ou lorsque l’on a des absents. Efficace ou pas ? La loi de Carlson nous répond que NON !

Le principe de cette loi est le suivant : Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cela signifie que les interruptions sont mauvaises pour la productivité.

Cela veut dire qu’il est plus efficace de réaliser des petites tâches terminables en moins de 30 minutes lorsque l’on a un absent plutôt que de faire des morceaux de tâches non terminables en 30 minutes.

Exit les morceaux de bilan entre 2 patients, bonjour les petites tâches comme ranger les papiers, préparer des DEP, imprimer des bilans à envoyer aux médecins prescripteurs, envoyer un mail à l’IME pour confirmer un rendez-vous, un coup de fil (à limiter avec la loi de Parkinson !) etc.

Cela implique également de rassembler les tâches de même nature :

  • rassembler les coups de fil à passer sur une même demi-heure
  • rassembler les mails à envoyer sur un même quart d’heure, une à deux fois par semaine
  • rassembler les DEP à imprimer une fois par semaine (ou une fois par mois ?)

 

⌈La loi de Douglas⌋

 

Cette loi va vous accompagner pour organiser votre bureau. Oh Oui ! Oh Oui !

Je trouve qu’il est indispensable d’avoir un bureau correctement rangé pour accueillir les parents ( et même les enfants). Cependant, j’ai quelques fois de la paperasse qui s’accumule sur l’étagère derrière moi ou des activités non rangées lorsque j’ai des petits enfants très turbulents qui détruisent littéralement tout le cabinet.

Le principe de cette loi est le suivant : Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires. C’est finalement une variante de la loi de Parkinson.

Finalement, quand on a l’impression que l’on n’a pas assez de rangement ou qu’il nous faudrait un bureau plus grand, cela n’est pas forcément vrai. Un plus grand bureau sera aussi vite encombré.

Comment faire ? Les japonais utilisent la méthode des 5S, la voici :

  • Seiri : Débarrasser (trier, jeter, recycler, archiver )
  • Seiton : Ranger (classer de sorte à limiter les déplacements physiques)
  • Seiso :  Nettoyer
  • Seiketsu : standardiser (ranger son bureau de sorte qu’une autre personne pourrait s’y retrouver )
  • Shitsuke : se discipliner (appliquer les 4 opérations précédents et parvenir à les maintenir dans le temps )

Si l’on réfléchit « parkinsonniennement » (ouf sacré mot !), l’on pourrait se dire que cette méthode des 5S pourrait être appliquée 15 minutes tous les soirs en partant du cabinet. Ça permet d’arriver le lendemain matin avec un bureau propre et rangé, d’éviter l’accumulation de documents qu’il faudrait bien plus longtemps à trier plus tard.

 

⌈La loi d’illich⌋

 

Cette loi, aussi appelée loi des rendements décroissants, consiste à dire qu’au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Il paraîtrait qu’au-delà de 90 minutes, notre attention décline. Si l’on prend cette loi à la lettre, il faudrait que l’on prenne 3 patients (PEC de 30 minutes) puis que l’on fasse une pause pour éviter que le 4e patient pâtisse de notre chute d’attention. Faisable ? Difficile à appliquer ? Je sais… Cependant, je trouve intéressant de se poser la question de notre «  pertinence rééducative «  lorsque l’on accueille notre 6 ou 7e patient d’affilée.. ?!

Cependant, si pour vous il est inenvisageable de faire des pauses toutes les 90 minutes, cette loi peut aussi s’appliquer pour la rédaction des bilans. 1h30 de rédaction par plus. Cela peut entrer en contradiction avec la loi de Carlson si l’on pensait passer 2h à rédiger un bilan (hum !) , cependant je trouve toujours intéressant de noter les résultats bruts, les premières analyses puis de revenir faire la conclusion plus tard afin d’avoir un regard neuf.

 

⌈La loi de Laborit⌋

 

Cette loi consiste à dire que l’être humain a tendance à faire en premier ce qui lui fait plaisir. Nous privilégions donc les tâches qui vous nous apporter satisfaction. C’est malheureusement cela qui entraîne la procrastination.

Pour lutter contre la procrastination, une des méthodes serait donc de lutter contre cette tendance naturelle et commencer sa journée par les tâches qui nous rebutent le plus. Dans mon quotidien, je dis souvent que je vais « Eater mon frog » car j’avais découvert ce principe dans le livre Avalez le crapaud (Eat that frog), un basique dans le développement personnel.

Lorsque vous préparez votre to-do list de la journée (dans votre Bullet journal 😉 ), n’hésitez pas à surligneur la tâche qui vous pèse le plus afin de la réaliser en premier, dès que vous avez un temps de libre.

 

Voilà pour ce petit tour d’horizon de lois connues en management d’entreprise. Bien sûr, le cabinet d’orthophonie n’est pas une grosse boîte et il faut les prendre avec « tact et mesure » 😉 À nous de nous en inspirer et de les adapter à notre pratique.

 

Orthophoniquement vôtre !

Powa ♣

 

 

 

 

 

Rendez-vous sur Hellocoton !

24 réactions au sujet de « Être une orthophoniste organisée, c’est possible ! »

  1. Je ne suis pas orthophoniste, et ne gère pas un cabinet, mais je suis secrétaire, et finalement, les astuces proposées ici sont applicables à tout le monde.
    A lire cet article, les lois paraissent évidentes, pourtant, pour ma part, je n’en respecte pas une …
    Je vais garder cet article sous la main, pour le relire lorsque j’ai l’impression que mon bureau rétrécit de plus en plus sous mes piles de papiers !!!

    1. Merci pour ton témoignage Mélody, effectivement ces lois sont plutôt générales et concernent l’organisation de manière générale donc applicables à toute personne qui doit gérer son espace et son temps 🙂

  2. Merci pour l’aide précieuse que constituent tes articles…
    enceinte qui concerne ce qui précède, voici quelques idées que je mets moi-même en pratique: Loi de Carlson : pour la rendre plus efficace, programmer ces « petites » tâches dans notre bullet journal en fonction des « trous » prévus; ainsi on ne perd pas de temps à se rappeler ce qu’on a à faire, on libère son cerveau des 1000 et une tâches à ne pas oublier et on éprouve une joie immense à cocher chaque tâche réalisée..loi d’ilitch : je trouve intéressant de piquer le time-timer de nos petits, en particulier pour nos fameux CR… en tout cas, en ce qui me concerne, c’est super efficace… sans cadre horaire, j’ai tendance à me disperser genre aller manger un carreau de chocolat, puis me faire un thé, vérifier mes mails… bref… vous voyez le genre… avec le TT, je me fixe 1h ou 1h30 de boulot, c’est cadré avec un début et une fin au terme de laquelle je m’octroie un petit plaisir (lecture, musique…). Et cette technique marche aussi avec le repassage bien sûr et toute activité dont on se passerait bien!!!
    Voili-voilou! J’attends avec impatience tes prochaines idées!!!

    1. Merci pour les rajouts Colette ! Effectivement le petit renforçateur après une tâche ingrate est une bonne technique que j’utilise aussi 🙂

  3. Merci pour cet article… J’ai mis en application ce matin en commençant par faire un crbo de bilan logico-math je m’étais fixé 1h30 et j’ai mis 1h15 alors que d’habitude ces comptes rendus me prennent des heures !! Du coup je m’accorde les 15 min de pause avant de continuer ma matinée CRBO!

  4. Très intéressant tout ça, sache PoWa que tu as donné ton 1er cours d’amélioration continue ! Petite remarque cependant quant aux 5S mis en place en tout 1er lieu en industrie (pour dire la force de sa portée) et appliqué petit à petit dans l’administration : un bon 5S fait que, quelque soit le domaine, le rangement est fait quasiment une fois pour toute, sans nécessité d’y revenir tous les jours où alors juste pour la 5ème phase de contrôle (et encore)
    J’ajouterai aussi la loi de Pareto ou loi des 80%-20%, très importante pour focaliser son énergie là où il faut (donc à croiser avec la matrice d’Eisenhower, je crois que tu en avait parlé). Et la fameuse loi de Murphy, ou loi de l’emmerdement maximum, car rarement les choses se passe comme prévue
    Sinon encore bravo et merci pour tes articles

    1. Merci Fany ! Merci pour cette précision sur les 5S ! J’ai hésité à mentionner la loi de pareto mais je voyais mal en quoi cela pouvait être vrai aussi dans notre travail puisque notre CA ne se mesure pas au nombre de gros « patients » à la différence d’une entreprise qui pourrait effectivement voir 80% de son CA réuni avec seulement 20% de ses clients. Pour la loi de Murphy, effectivement, j’avais envie de l’évoquer en disant que lorsque l’on ne sent pas un patient ( absent à la date du bilan, 1er lapin au bout de quelques séances, ordonnance et CV oubliées systématiquement) alors il fallait s’attendre à une suite d’emmerdes inévitables …. puis j’ai choisi de laisser le bénéfice du doute à ces patients qui commencent mal 😉

  5. Est-ce que ça marche pour UN orthophoniste??
    Nan parce que comme il paraît que le filles savent faire plein de choses en même temps et pas les garçons !!

    Merci des conseils en tout cas!!

    Olivier

    1. Ah ah ! J’hésite, si les hommes arrivent à être organisés, je pense que le monde va tourner à l’envers 😉 Désolée pour ce post où le féminin l’emporte, c’est l’esprit du blog et puis je me suis dis que les 2% d’orthophoniste hommes s’y feraient :-p

  6. Merci beaucoup beaucoup, je viens de finir un bilan sereine pour la première fois grâce à cet article…timer utilisé, temps que je voulais y mettre…il suffisait juste ça mais c’est top.

  7. C’est pas faux tout ça 😉
    Pour ce qui est de ne pas commencer de tache longue… je vais mettre un petit bémol…car du coup, pour les CR, ce que je fais de plus en plus c’est rédiger à chaque fois que j’ai quelques min (donc un retardataire= 1 épreuve coté et commentée/ idem si je peux mettre un patient sur qq chose en autonomie) et à la fin de la journée, je relis et je n’ai plus qu’à faire une conclusion! Plus à rester des plombes au cab!
    Sinon pour ce qui est du rangement, c’est clair, il faut une fois pour toutes réfléchir à une organisation qui nous parle et s’y tenir au fir et à mesure (avec les années: je range le jeu sorti avant d’en prendre un autre, ou maxi pendant que le patient suivant s’installe/ le soir avant de partir je laisse le bureau nickel car je sais que je n’aurai pas envie de venir plus tôt/ je trie le courrier au fur et à mesure/ je rappelle les gens le plus vite possible/ je classe mes tickets de compta dans des pochettes par mois au fur et à mesure (ma pochette compta est à coté avec les dossiers patients)/ j’essaie de ne pas trop garder de taches « en cours », soit je fais, soit je range pour faire plus tard ou… jamais!

  8. Bonjour
    En tant que bonne et fidèle lectrice, j’ai été informée de la parution d’un article concernant les  » outils pour évaluer notre efficacité » …mais impossible de remettre la main dessus? Aurait-il disparu?

    1. Bonjour Pauline !
      Ouiiii j’ai fait une erreur, j’ai publié un article en cours de rédaction !
      Étant très débordée ces derniers temps je n’ai pas eu le temps de terminer la rédaction… pour bientôt j’espère !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *