Introduction
Lors de mes études en orthophonie à Montpellier, la gestion du cabinet, la paperasse, l’emploi du temps, et les relations avec les patients n’étaient que peu abordées. Pourtant, un module sur les techniques de gestion serait extrêmement bénéfique !
Les lois pour mieux s’organiser
Voici quelques lois managériales que j’utilise pour améliorer ma gestion du temps et mon organisation au travail !
La loi de Parkinson
Avez-vous déjà constaté que vous passez beaucoup trop de temps à rédiger un compte rendu de bilan, alors que vous pensiez le terminer rapidement ? Des expériences de ce type sont fréquentes et peuvent nous amener à nous sentir perdus. Ces moments de distraction ne sont souvent pas très productifs, je le crains. Plutôt que de perdre ce temps, je préfère être à la fois productive et prendre du temps pour moi.
Pour éviter cela, j’applique la loi de Parkinson au cabinet. Cette loi stipule que le temps nécessaire pour accomplir une tâche s’étend pour remplir la durée disponible pour son achèvement. En d’autres termes, si vous vous accordez une heure pour une tâche, vous utiliserez toute cette heure.
Pour mieux gérer votre temps, évaluez vraiment combien de temps il vous faut pour accomplir les tâches liées à la gestion de votre cabinet. Par exemple, combien de temps devrait être consacré à un bilan classique ? À un projet thérapeutique détaillé ? Définissez un temps précis pour chaque tâche et utilisez un minuteur pour éviter de le dépasser.
La loi de Carlson
Cette loi met en avant une pratique courante : fragmenter les tâches entre les patients ou lors d’absences. Pourtant, Carlson affirme que non, ce n’est pas efficace. La continuité des tâches est plus productive que l’interruption fréquente.
Il est donc préférable de réaliser des petites tâches de moins de 30 minutes pendant une absence plutôt que de découper des tâches plus longues. Évitez de faire un bilan entre deux consultations, et optez plutôt pour des tâches comme ranger des papiers ou préparer des envois de bilans.
Pensez également à rassembler les tâches similaires, par exemple : faire tous vos appels en une demi-heure ou envoyer des courriels en un quart d’heure à plusieurs reprises par semaine.
La loi de Douglas
Cette loi s’applique à l’organisation de votre bureau. Un bureau bien rangé est essentiel pour accueillir les parents. Toutefois, il peut parfois se désorganiser rapidement, surtout avec de jeunes enfants.
La loi de Douglas promet que plus l’espace est vaste, plus les affaires s’étalent. Ainsi, même si vous pensez avoir besoin d’un bureau plus grand pour mieux gérer, celui-ci pourrait tout aussi rapidement se remplir.
Si vous appliquez l’approche des 5S pendant 15 minutes chaque soir, vous parviendrez à un espace de travail propre pour accueillir les patients le lendemain.
La loi d’Illich
Connue sous le nom de loi des rendements décroissants, elle suggère qu’après un certain temps, notre efficacité diminue, parfois jusqu’à devenir négative. Il semble qu’au-delà de 90 minutes, notre attention baisse.
En appliquant cette loi, il pourrait être judicieux de ne pas avoir plus de trois patients consécutifs sans faire une pause. Parfois, même en rédaction, il vaut mieux faire une pause après un certain temps pour avoir un regard frais sur ce que l’on a produit.
La loi de Laborit
Cette dernière loi indique que nous avons tendance à privilégier les tâches plaisantes, ce qui peut engendrer de la procrastination. Pour y remédier, il serait judicieux de commencer par les tâches les moins agréables de votre journée.
Dans votre liste de choses à faire, mentionnez les tâches que vous redoutez le plus et veillez à les accomplir en premier, dès que vous le pouvez.
Conclusion
Ce tour d’horizon des lois de management, bien que très utiles, doit être adapté à notre pratique d’orthophoniste. À nous de trouver un équilibre qui nous convient et qui améliore notre organisation tout en tenant compte de notre réalité.
Powa ♣