Depuis quelques semaines, je ressens une surcharge due à de nombreux projets que je gère simultanément. Certains d’entre eux sont bien structurés, tandis que d’autres laissent à désirer, et cela, combiné à mes responsabilités quotidiennes, crée un véritable fouillis dans ma tête. J’admets que ma routine matinale (pour ceux qui ne l’ont pas encore adoptée, je vous recommande de lire l’article à ce sujet et d’acheter le livre qui sert de véritable coup de fouet !) m’apporte une aide précieuse, mais malgré cela, j’avais besoin d’évacuer toutes ces informations qui tourbillonnaient dans ma tête. Ce matin, j’ai eu l’idée de faire un ‘brainwashing’ ! Bien que ce terme ne soit pas parfaitement approprié, j’appréciais l’idée de ‘nettoyer’ mon esprit 🙂
Brainwashing : débarrassez-vous de l’encombrement !
Que signifie ‘brainwashing’ pour moi ? Il s’agit de noter toutes les idées qui peuplent notre esprit, je répète : TOUTES les idées ! Cela peut inclure des tâches à accomplir, des réparations à effectuer, des pensées qui nécessitent une attention, ou même des appels téléphoniques que l’on remet à plus tard. Pour plus de fluidité, j’ai utilisé mon dictaphone pendant mon trajet en voiture, un moment où j’ai souvent l’occasion de réfléchir à ma journée à venir ou à celle qui vient de passer. Après avoir vidé mon esprit verbalement, j’ai transcrit toutes mes pensées dans mon bullet journal pour faire face à toutes mes responsabilités. Une fois cette liste devant les yeux, j’ai commencé à me demander comment aborder chaque tâche.
La matrice d’Eisenhower
À ce stade, j’ai pensé à la matrice d’Eisenhower, une méthode de gestion des priorités conçue par Eisenhower lui-même. En résumé, il s’agit d’un tableau avec deux axes verticaux (important, pas important) et deux axes horizontaux (urgent, pas urgent).
Voici le fonctionnement :
- Tâche importante et urgente: à traiter en priorité, par vous-même.
- Tâche importante mais pas urgente: à traiter rapidement.
- Tâche non importante mais urgente: peut attendre et peut être déléguée si possible.
- Tâche non importante et non urgente: à éliminer ou à reporter.
Si vous appliquez ce tableau à votre travail, vous pouvez l’utiliser tel quel. Pour des tâches quotidiennes, il faudra probablement l’adapter, notamment en tenant compte de la possibilité de délégation.
Une fois le tableau complété, il est crucial de ne pas se concentrer uniquement sur les tâches importantes et urgentes. Posez-vous la question suivante : quand allez-vous réaliser les tâches importantes mais non urgentes ? Elles doivent être planifiées sur le court, moyen ou long terme pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes à leur tour.
C’est ici que vous pourrez optimiser l’utilisation de vos pages d’organisation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle en répartissant les tâches de votre matrice de façon efficace.
Si cela vous intéresse, pour un approfondissement sur la gestion des priorités, la prise de décisions et le passage à l’action, je vous recommande vivement ma référence personnelle : Le livre des Décisions. Une excellente base d’après moi !
Et vous, quelle méthode utilisez-vous pour gérer les priorités de vos tâches au quotidien ? Avez-vous une technique particulière ?
NB : Après avoir réalisé mon brainwashing, j’ai commencé à répartir les tâches sur ma matrice. La photo ci-dessous montre l’état de mon travail de répartition au moment de la rédaction de cet article.