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Catégorie : Orthophonia

Dans cette catégorie, vous trouverez mes découvertes et expériences autour de l’orthophonie. J’aborderai l’organisation de son cabinet, l’organisation de son temps mais je me questionnerai aussi sur la relation aux patients et le sentiment d’efficacité au travail.

Être une orthophoniste organisée, c’est possible !

Être une orthophoniste organisée, c’est possible !

 

Lors de nos études d’orthophonie (du moins dans mon école, Montpellier), on ne nous parle pas ou peu de la façon dont on devra gérer le cabinet, la paperasse, notre emploi du temps ou encore la relation patient. Et pourtant, un module sur le management du cabinet ne serait pas du luxe !

Je vous propose ici différentes lois qui sont utilisées comme techniques managériales pour apprendre à mieux gérer son temps et son organisation au travail !

 

⌈La loi de Parkinson⌋

 

N’avez-vous jamais passé trop de temps sur la rédaction d’un compte rendu de bilan alors que vous pensiez que ce serait plié rapidement ? N’avez-vous jamais passé trop de temps à ranger votre bureau alors que vous pensiez que ce serait réglé en une vingtaine de minutes ?

Moi ça m’arrive régulièrement et généralement je me dis que je me suis « perdue ». Ces moments de perdition ne sont pas forcément des moments d’efficacité extrême, au contraire. J’ai tout simplement l’impression d’avoir perdu mon temps et j’avoue que je déteste ça. Quitte à prendre du temps, autant que ce soit pour être productive ou alors pour prendre du temps pour soi ,pour se détendre.

Pour éviter cet écueil, j’ai imaginé utiliser la loi de Parkinson dans notre organisation au cabinet. Quel comble cette loi de Parkinson ! Là tout le monde se demande s’il s’agit du même Parkinson qui a inventé cette loi et celui qui a découvert la tristement célèbre maladie de Parkinson ? Eh bien NON !

Cette loi est simple :  Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. En d’autres termes, si nous nous donnons 1h pour réaliser une tâche, nous prendrons l’heure dans son entièreté

Autre nom de cette loi :  loi des gaz appliquée au travail, loi de la pyramide sans fin.

Comment appliquer cette loi au cabinet ?

  1. Réfléchissez VRAIMENT au temps nécessaire pour réaliser les tâches inhérentes à la tenue d’un cabinet. Quelle durée souhaitez-vous (devriez-vous ?) passer pour un bilan « classique » ? pour un bilan plus complexe ? Quelle durée souhaitez-vous passer pour ranger les papiers qui se sont accumulés dans votre cabinet en fin de semaine ? Quelle durée pour monter un projet thérapeutique détaillé ?
  2. Lorsque vous souhaitez effectuer une tâche, quelle qu’elle soit, fixez-vous ce temps précis pour réaliser cette tâche et mettez un timer pour éviter de dépasser ce temps.

Pour ma part, cette loi est celle qui me fait être bien plus efficace au cabinet.

Quelques exemples, totalement personnels, à adapter à votre façon de travailler et vos envies :

  • bilan de langage écrit « classique » : 1h30 de rédaction
  • rangement des papiers : 15 min maximum
  • préparation des séances de la journée : 30 min
  • point DEP : 5 min

 

⌈La loi de Carlson⌋

 

Cette loi est intéressante en référence à ce que nous faisons souvent : faire des petits morceaux de tâches entre deux patients ou lorsque l’on a des absents. Efficace ou pas ? La loi de Carlson nous répond que NON !

Le principe de cette loi est le suivant : Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cela signifie que les interruptions sont mauvaises pour la productivité.

Cela veut dire qu’il est plus efficace de réaliser des petites tâches terminables en moins de 30 minutes lorsque l’on a un absent plutôt que de faire des morceaux de tâches non terminables en 30 minutes.

Exit les morceaux de bilan entre 2 patients, bonjour les petites tâches comme ranger les papiers, préparer des DEP, imprimer des bilans à envoyer aux médecins prescripteurs, envoyer un mail à l’IME pour confirmer un rendez-vous, un coup de fil (à limiter avec la loi de Parkinson !) etc.

Cela implique également de rassembler les tâches de même nature :

  • rassembler les coups de fil à passer sur une même demi-heure
  • rassembler les mails à envoyer sur un même quart d’heure, une à deux fois par semaine
  • rassembler les DEP à imprimer une fois par semaine (ou une fois par mois ?)

 

⌈La loi de Douglas⌋

 

Cette loi va vous accompagner pour organiser votre bureau. Oh Oui ! Oh Oui !

Je trouve qu’il est indispensable d’avoir un bureau correctement rangé pour accueillir les parents ( et même les enfants). Cependant, j’ai quelques fois de la paperasse qui s’accumule sur l’étagère derrière moi ou des activités non rangées lorsque j’ai des petits enfants très turbulents qui détruisent littéralement tout le cabinet.

Le principe de cette loi est le suivant : Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires. C’est finalement une variante de la loi de Parkinson.

Finalement, quand on a l’impression que l’on n’a pas assez de rangement ou qu’il nous faudrait un bureau plus grand, cela n’est pas forcément vrai. Un plus grand bureau sera aussi vite encombré.

Comment faire ? Les japonais utilisent la méthode des 5S, la voici :

  • Seiri : Débarrasser (trier, jeter, recycler, archiver )
  • Seiton : Ranger (classer de sorte à limiter les déplacements physiques)
  • Seiso :  Nettoyer
  • Seiketsu : standardiser (ranger son bureau de sorte qu’une autre personne pourrait s’y retrouver )
  • Shitsuke : se discipliner (appliquer les 4 opérations précédents et parvenir à les maintenir dans le temps )

Si l’on réfléchit « parkinsonniennement » (ouf sacré mot !), l’on pourrait se dire que cette méthode des 5S pourrait être appliquée 15 minutes tous les soirs en partant du cabinet. Ça permet d’arriver le lendemain matin avec un bureau propre et rangé, d’éviter l’accumulation de documents qu’il faudrait bien plus longtemps à trier plus tard.

 

⌈La loi d’illich⌋

 

Cette loi, aussi appelée loi des rendements décroissants, consiste à dire qu’au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Il paraîtrait qu’au-delà de 90 minutes, notre attention décline. Si l’on prend cette loi à la lettre, il faudrait que l’on prenne 3 patients (PEC de 30 minutes) puis que l’on fasse une pause pour éviter que le 4e patient pâtisse de notre chute d’attention. Faisable ? Difficile à appliquer ? Je sais… Cependant, je trouve intéressant de se poser la question de notre «  pertinence rééducative «  lorsque l’on accueille notre 6 ou 7e patient d’affilée.. ?!

Cependant, si pour vous il est inenvisageable de faire des pauses toutes les 90 minutes, cette loi peut aussi s’appliquer pour la rédaction des bilans. 1h30 de rédaction par plus. Cela peut entrer en contradiction avec la loi de Carlson si l’on pensait passer 2h à rédiger un bilan (hum !) , cependant je trouve toujours intéressant de noter les résultats bruts, les premières analyses puis de revenir faire la conclusion plus tard afin d’avoir un regard neuf.

 

⌈La loi de Laborit⌋

 

Cette loi consiste à dire que l’être humain a tendance à faire en premier ce qui lui fait plaisir. Nous privilégions donc les tâches qui vous nous apporter satisfaction. C’est malheureusement cela qui entraîne la procrastination.

Pour lutter contre la procrastination, une des méthodes serait donc de lutter contre cette tendance naturelle et commencer sa journée par les tâches qui nous rebutent le plus. Dans mon quotidien, je dis souvent que je vais « Eater mon frog » car j’avais découvert ce principe dans le livre Avalez le crapaud (Eat that frog), un basique dans le développement personnel.

Lorsque vous préparez votre to-do list de la journée (dans votre Bullet journal 😉 ), n’hésitez pas à surligneur la tâche qui vous pèse le plus afin de la réaliser en premier, dès que vous avez un temps de libre.

 

Voilà pour ce petit tour d’horizon de lois connues en management d’entreprise. Bien sûr, le cabinet d’orthophonie n’est pas une grosse boîte et il faut les prendre avec « tact et mesure » 😉 À nous de nous en inspirer et de les adapter à notre pratique.

 

Orthophoniquement vôtre !

Powa ♣

 

 

 

 

 

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Bases pour un bullet journal d’orthophoniste

Bases pour un bullet journal d’orthophoniste

 

La question d’intégrer des problématiques professionnelles dans un bullet journal personnel est régulièrement posée par de nombreuses utilisatrices de cet outil. Sans prétendre proposer une réponse exhaustive, je vous propose MA réponse. Celle que j’ai décidé de mettre en place au quotidien, dans mon cabinet d’orthophonie. Des pages seront à revoir, à améliorer, à adapter mais il faut bien commencer, alors commençons !

Cette section sera aussi écrite au féminin, comme tout le reste du blog. N’en déplaise aux 1 ou 2 % d’hommes dans la profession, j’ai décidé qu’ici, le féminin l’emporterait 😉

Je précise aussi que beaucoup de termes liés au bullet journal sont anglais et c’est tout à fait normal puisque le concept vient des Etats-Unis. Je conserverai ces termes volontairement parce que les traductions littérales ne sont pas toujours aisées et aussi parce que j’adore l’anglais ( bouuuuh la vilaine orthophoniste !! ;-))

Dans ce billet qui débutera cette nouvelle section du blog, je vous propose les pages qui constituent selon moi la BASE d’un bullet journal d’orthophoniste.

 

Si vous êtes venues par curiosité sur cet article mais que vous ne connaissez pas le principe du bullet journal, faites donc un petit tour vers ces articles avant pour voir si le concept vous plaît :

 

⌈L’index ⌋

 

Attention à ne pas confondre Index et Sommaire (comme je le faisais au départ…).

L’index consiste à répertorier les différentes pages qui vont être présentes dans votre carnet ou votre classeur. Il faut dont mettre le titre de votre page puis le numéro de page associé. Ainsi, si vous créez, plus loin dans votre carnet, une deuxième page sur un même thème, il suffira d’ajouter le second numéro de page juste après.

Si vous préférez utiliser un classeur, ce sera différent puisqu’il vous suffira s’assembler les pages similaires ensemble, un sommaire simple pourra donc suffire.

 

⌈ Le Futur log ⌋

 

Il s’agit simplement d’un calendrier annuel avec une vue sur les 12 prochains mois dans l’idéal.

Pour chaque mois, un emplacement est prévu pour noter les événements divers :

  • vacances scolaires, parce qu’on sait à quel point elles chamboulent notre pratique
  • dates échéances de l’URSSAF et de la CARPIMKO, parce qu’on sait à quel point elles chamboulent notre pratique 😉
  • dates des formations, parce que c’est toujours bien d’anticiper sur ses absences que ce soit pour nos patients ou pour nous-même.
  • date des réunions avec les collègues, si vous en faites ! Moi j’en fait régulièrement et j’adore !
  • date des ESS, si vous en faites aussi ! Moi je n’en fais pas ou alors payée en HN et en dehors de mes temps de PEC.

 

⌈ La Monthly view ⌋

 

Cette page peut-être créée en fin de mois, pour préparer le mois à venir. Elle peut contenir divers éléments comme :

  • les bilans à rédiger dans le mois
  • les coups de fil à passer
  • le rappel des échéances des charges que vous retrouverez sur le futur log
  • les objectifs du mois en terme de rangement du cabinet, lecture théorique, réorganisation des dossiers, compta (!), création de projets thérapeutique etc
  • un encadré avec le matériel que l’on aimerait créer ce mois-ci

Ces éléments ne sont bien sûr pas exhaustifs et dépendront de votre vie d’orthophoniste 🙂 L’idée est seulement d’avoir une vue de ce que l’on aimerait réaliser dans le mois.

À quoi ça sert d’avoir cette vue mensuelle ? Tout simplement à ne pas se laisser dépasser par le temps qui passe à une vitesse folle. Ça ne vous est pas déjà arrivé de vous dire qu’il faut que vous rangiez votre cabinet (…) et pouf le mois est passé, vous n’avez pas eu le courage de vous y mettre ou vous avez oublié votre bonne résolution dès le pied posé au cabinet et toutes les tâches quotidiennes à réaliser. Le fait de faire le point en début de mois, d’inscrire (j’insiste sur l’acte d’écriture qui a toute son importance) les tâches à réaliser puis de les reporter dans nos pages semaines (on y arrive) vous permettra d’augmenter en efficacité.

 

 

⌈ La weekly view ou les daily ⌋

 

À vous de voir si vous préférez faire une double page semaine avec toute votre semaine en visuel (weekly vue) ou bien écrire vos tâches au jour le jour (daily).

J’aime personnellement beaucoup la weekly view mais quand je me sens trop débordée (paradoxalement), j’opte pour les daily qui ne me demandent aucun temps de préparation. Je ne peux que vous conseiller d’essayer une formule puis l’autre pour voir ce qui vous convient le mieux !

Sur ces pages, quelles qu’elles soient, vous allez noter les tâches à réaliser quotidiennement en vous référant à votre monthly view. À vous de répartir les tâches à réaliser dans le mois petit à petit de sorte à avoir tout (ou presque) réalisé  à la fin du mois.

 

 

⌈ Les collections ⌋

 

Les collections sont des pages titrées où l’on liste des items. Je vous en propose quelques-unes :

  • le matériel que l’on veut acheter ou que l’on veut créer
  • les bilans en cours de rédaction
  • liste des livres/articles que j’aimerai lire
  • liste des professionnels dont on a eu un bon retour (pédopsy, ostéopathe, pédiatre, orthoptiste etc)

Il peut y avoir des dizaines de collections, à vous de voir 🙂

 

 

Cet article vous a plu ? il vous a aidé à saisir l’utilité d’un bullet journal professionnel ? N’hésitez pas à le partager et à commenter si vous souhaitez compléter ou témoigner 🙂

 

Powa ♣

 

 

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